第一章總則

第一條本辦法所稱的醫(yī)院檔案是指在黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備、招標(biāo)、審計(jì)和其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像等不同形式載體的文件材料。

第二條醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是信息資源和歷史憑證，是維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向檔案管理科移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。要確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以便開發(fā)利用。

第三條檔案管理科隸屬于院長(zhǎng)辦公室。統(tǒng)一負(fù)責(zé)全院檔案管理工作。

第二章檔案的收集管理規(guī)范

第四條各歸檔部門必須依照《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，確保每項(xiàng)重要工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。醫(yī)院實(shí)行紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）文書檔案類

醫(yī)院在黨政管理中形成重要的黨發(fā)、院發(fā)、工會(huì)、二臨院文件；上級(jí)機(jī)關(guān)及醫(yī)院各相關(guān)部門的指示、決定、批復(fù)、通報(bào)、通知；黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、院長(zhǎng)現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)記錄；各種匯報(bào)材料，各部門工作計(jì)劃及總結(jié)；重要電話記錄；醫(yī)院大事記；各類合同。

（二）醫(yī)療技術(shù)類

醫(yī)療檔案包括上級(jí)關(guān)于醫(yī)療工作的文件、規(guī)定、通知；醫(yī)療事故調(diào)查分析、鑒定記錄；糾分處理文件材料；開展醫(yī)療合作的合同、協(xié)議；器官移植相關(guān)文件、批復(fù)及患者資料；醫(yī)療項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示及批復(fù)，以及能反映醫(yī)療工作的有保存價(jià)值的文字、圖片、音像資料。

（三）科技檔案類

科技檔案包括課題任務(wù)書、立項(xiàng)批件、課題計(jì)劃、課題驗(yàn)收（結(jié)題）申請(qǐng)表、課題驗(yàn)收（結(jié)題）材料（含（但不限于）課題結(jié)題報(bào)告、技術(shù)資料、效益證明材料、經(jīng)費(fèi)決算等）、課題驗(yàn)收（結(jié)題）證書（含（但不限于）項(xiàng)目組成員信息、專家評(píng)審意見等）、成果登記表等。

（四）會(huì)計(jì)檔案類

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類（單位預(yù)算會(huì)計(jì)各種原始憑證和記帳憑證、涉及外事的會(huì)計(jì)憑證）、會(huì)計(jì)帳簿類（現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳、明細(xì)分類帳、總帳）、會(huì)計(jì)報(bào)表類（單位預(yù)算、決算報(bào)表、日?qǐng)?bào)、季報(bào)、固定資產(chǎn)帳）、其它類（會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)）。

（五）基建檔案類

基建工程檔案應(yīng)包括每項(xiàng)建筑工程的可行性研究報(bào)告；報(bào)建手續(xù)；立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)，招標(biāo)及投標(biāo)文件；工程地質(zhì)、水文勘察設(shè)計(jì)地質(zhì)資料；考察報(bào)告、規(guī)劃及建設(shè)許可證；設(shè)計(jì)圖紙；施工方及監(jiān)理方的合同書；城建、環(huán)保、消防、人防、衛(wèi)生等主管部門的批準(zhǔn)文件；施工文件(含土建施工、設(shè)備安裝、管線安裝、維修改造)；開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、圖紙會(huì)審記錄；施工方案；各種原材料的質(zhì)檢報(bào)告；施工記錄；每階段的質(zhì)檢報(bào)告；工程質(zhì)量和安裝質(zhì)量檢查記錄；竣工文件、竣工驗(yàn)收文件及最終質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；遺留問題處理文件；醫(yī)院有關(guān)基建工程項(xiàng)目的會(huì)議紀(jì)要、文件等。

（六）設(shè)備檔案類

設(shè)備檔案的主要內(nèi)容應(yīng)包括使用部門申請(qǐng)及論證報(bào)告、醫(yī)院同意購(gòu)置的決定、設(shè)備管理部門意見及投標(biāo)文件；中標(biāo)通知書；完整的供貨手續(xù)；供貨方的各種資質(zhì)及各種許可證。到貨的所有隨機(jī)資料、開箱驗(yàn)收記錄；安裝、驗(yàn)收及調(diào)試記錄；減免稅情況資料；醫(yī)療設(shè)備專用合同；固定資產(chǎn)驗(yàn)收單；設(shè)備資料移交簽收表等。

（七）審計(jì)檔案類

審計(jì)檔案的主要內(nèi)容包括上級(jí)機(jī)關(guān)和醫(yī)院關(guān)于審計(jì)工作的文件、指示、規(guī)定、要求、通知；審計(jì)報(bào)告、談話記錄、外調(diào)材料、工作記錄、工作總結(jié)等。

（八）招標(biāo)檔案類

招標(biāo)檔案的主要內(nèi)容包括科室申請(qǐng)報(bào)告、項(xiàng)目/申請(qǐng)論證表、招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目審批表、技術(shù)參數(shù)表、招標(biāo)/采購(gòu)文件、招標(biāo)/采購(gòu)公告、變更公告、中標(biāo)/成交公告、評(píng)標(biāo)報(bào)告（含評(píng)審資料）、中標(biāo)企業(yè)投標(biāo)文件（副本）、中標(biāo)/成交通知書、合同/協(xié)議、政府采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)審批表、政府采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)表、院長(zhǎng)辦公會(huì)/黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)口專家論證表、申請(qǐng)采購(gòu)進(jìn)口設(shè)備院函、申請(qǐng)單一來源采購(gòu)院函、單一來源公示、政府集中采購(gòu)招標(biāo)代理服務(wù)協(xié)議。

（九）圖片聲像檔案類

醫(yī)院在黨政活動(dòng)和醫(yī)療、教學(xué)、科研等管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的以音像、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料。

（十）實(shí)物檔案類

醫(yī)院及其工作人員在各類活動(dòng)中獲得的國(guó)家、部省頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?wù)拢ū┘梆佡?zèng)紀(jì)念品等實(shí)物。

（十一）其他檔案

各部門只要能反映醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，具有保存價(jià)值的所有文字、圖片、音像資料。

第三章檔案的管理及查閱

（一）檔案管理

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

2.案卷不得亂放，不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所，應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，檔案架及時(shí)上鎖，嚴(yán)防丟失。

3.除工作人員外不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，未經(jīng)許可不得翻閱案卷等資料。

4.定期清潔核對(duì)庫(kù)藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

5.檔案庫(kù)房應(yīng)門窗堅(jiān)固，保持室內(nèi)整潔通風(fēng)，做好防火，防盜、防光、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防污染等安全措施工作。嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃物品及食品，室內(nèi)溫度應(yīng)在14 一 20℃，濕度在 45-60%之間。確保案卷的完整與安全，延長(zhǎng)其使用壽命。

6.每年要定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行 1 至 2 次抽樣檢查，及時(shí)掌握檔案保管情況，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施予以處理。

（二）檔案查閱

1.按規(guī)定辦理檔案查閱登記手續(xù)，批準(zhǔn)后方可查閱。

2.所查檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁隨意更改或涂寫原始文件，更不允許有撕毀剪切等破壞性行為，查閱者必須嚴(yán)格保證檔案的完好無損。未經(jīng)允許不準(zhǔn)使用者擅自拍照、抄錄、復(fù)印。

3.查閱檔案完畢時(shí)，應(yīng)保持實(shí)體秩序的排列順序。

4.各不同的查閱人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽各自所查閱的檔案。

5.查閱檔案應(yīng)執(zhí)行檔案保密管理標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定。

第四章立卷歸檔及銷毀管理

（一）檔案歸檔管理

1.各歸檔部門于每年 3 月底前將上年度需歸檔的原始檔案材料移交院長(zhǎng)辦公室檔案管理科，并進(jìn)行登記簽字確認(rèn)。

2.應(yīng)歸檔的文件材料要齊全、完整，按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。

3.歸檔的文件材料，應(yīng)區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

4.有立卷和歸檔職能的部門每年度向檔案管理科移交檔案時(shí)，檔案管理人員和歸檔部門移交人根據(jù)移交目錄，清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

（二）檔案銷毀

1.檔案分類：絕密、機(jī)密、秘密、普通。

2.銷毀程序

（1）絕密檔案銷毀，由黨政主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人鑒定確認(rèn)。

（2）機(jī)密、秘密檔案銷毀，由檔案管理部門分管院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人鑒定確認(rèn)。

（3）普通檔案銷毀，由檔案管理部門主管部門負(fù)責(zé)人和檔案管理科負(fù)責(zé)人確認(rèn)。

（4）銷毀前由檔案管理人員登記造冊(cè)，檔案管理科主管部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上在指定地監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

第五章檔案的利用

第五條檔案工作應(yīng)立足庫(kù)藏，科學(xué)分析各部門和職工的檔案利用需求，加強(qiáng)檔案信息的整合開發(fā)，開展主動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和信息價(jià)值，做好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的參謀和助手，為醫(yī)院黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。

第六條檔案工作必須依據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，編制配套的檢索和參考工具，如檔案指南、全宗介紹、專題目錄、分類目錄、案卷目錄、歸檔文件整理目錄等，以保證迅速準(zhǔn)確地滿足利用者需求，并注意掌握檔案的利用效果。

第七條為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，檔案工作應(yīng)開拓創(chuàng)新，提供現(xiàn)代化的檔案信息檢索途徑，通過數(shù)字化的手段最大限度實(shí)現(xiàn)檔案作用的發(fā)揮和信息共享。

第八條對(duì)于重要珍貴檔案，檔案管理科一般不提供外借原件。如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門主管院領(lǐng)導(dǎo)同意。對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，不得泄密，不準(zhǔn)涂改、抽頁(yè)，不得轉(zhuǎn)借。

第九條凡利用檔案，必須按照規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案利用效果登記表》。

第十條本管理辦法由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋。